Chystáte sa oslavovať a rozmýšlate na vhodnom spôsobe pozvania? Snažíte sa prísť na to či byť kreatívny alebo zvoliť radšej formálny spôsob pozvania na oslavu? Starosť o pozvanie hostí je tu naozaj na mieste. Pretože práve pozvánka na oslavu napovie pozvanému veľa dopredu. A tak, ak chceme zaručenú účasť, oplatí sa vám venovať jej trochu pozornosti. Nezabudnite, že vaša pozvánka nemá za účel ľudí odradiť ale nalákať a vzbudiť o vaše pozvanie zvedavosť a záujem.

O tom ako svojim hosťom oznámime, že sa akcia koná, záleží samozrejme na jej štýle. Inak oslovujeme svojich priateľov a inak sa obraciame na svojich obchodných partnerov. Všeobecne, ale platí, že sa pozýva formálne ( listom, vytlačenou navštívenkou alebo pozvánkou)
a neformálne ( osobne, telefonicky, e-mailom či písomnou, ale omnoho zábavnejšou a kreatívnejšou formou ako pri oficiálnych akciách).

Už samotný by nám mal napovedať v akom duchu bude akcia prebiehať. Tzn. ak pripravujeme akciu neformálnu, netypickú, tým viac môžeme dať priestor kreativite a anomálii. Akcie slávnostné by mali mať pozvánky elegantné, vkusné až strohé. Ich design môže štýlovo ladiť s typom akcie. Farebne vychádzať z dekorácií atď. Veľmi dôležité je aj to ako je pozvánka na oslavu vyhotovená. Veľkú váhu majú ručne písané pozvánky. Sú používané najmä v diplomatických kruhoch, majú vysokú hodnotu a vyjadrujú skutočnú úctu k adresátovi. Ručne vypisujeme aj meno pozvanej osoby. Najlepšie urobíme, keď použijeme plniace pero. Krasopis väčšinou dnes nepatrí k výbave bežne vzdelaného jednotlivca. Ak teda náš rukopis patrí k menej sympatickým, je samozrejme vhodné obrátiť sa na odborníka. Ponúka ručne písané písmo rôznych druhov a vďaka nemu sa môžete prezentovať nielen s kvalitne napísanými pozvánkami, ale aj s diplomami, certifikátmi, listami atď.

Správne doručenie pozvánky

Musíme hosťom dať dostatok času na pripravenie sa. Pozvánky preto rozosielame hosťom v dostatočnom predstihu tak, aby hostia mali dostatok času si svoj účasť naplánovať a s podujatím počítať. Berieme do úvahy aj mimoriadnosť obdobia, napríklad v čase dovoleniek je dobré pridať pár dní navyše. Pre VIP hostí sa často používajú aj tzv. “pozývacie listy”, kde sú hostia upozornení, že im príde pozvánka na určitú akciu so zdvorilou žiadosťou o rezerváciu, v ich určite zaplnenom kalendári. Tieto listy sa väčšinou posielajú jeden až dva mesiace pred akciou. U bežnej pozvánky je typická doba pre jej rozosielanie 2 až 3 týždne vopred. Následnú účasť na oslave môžeme overiť aj telefonicky. Hostia by nám mali spätne dať vedieť či sa na akcii zúčastnia alebo nie. A tak na pozvánku uvedieme, aby hostia potvrdili svoju účasť, a to e-mailom, telefonicky alebo písomne. Táto spätná reakcia je pre každého organizátora veľmi dôležitá. Preto jej venujte pozornosť a prípadne sa aj ospravedlňte za svoju neúčasť.

Na pozvánkach sa často objavujú aj tajomné skratky ako napr. RSVP (repondez s´il vous plaît – ráčte láskavo odpovedať) táto skratka umiestnená v pravom dolnom rohu nás nabáda, aby sme potvrdili na uvedenom kontakte svoju účasť. To isté ako RSVP znamená v slovenská skratka RPO (ráčte prosím odpovedať). A ak sa so značkami alebo len osamote nachádza aj Regrest only voláme na uvedené číslo len vtedy ak nemôžeme. Veľmi zaneprázdneným hosťom, ak potvrdili účasť, pošleme ešte dva týžne pred začiatkom akcie pripomienku. Tu sa nachádza skratka p.m ( pour memoire/na pripomienku ). Na pozvánkach môžeme ešte použiť skratky s.t ( sine tempore – príďte presne ) alebo c.t ( cum tempore – čas príchodu je voľný ). Nakoniec veľmi dôležitá zásada. Potvrdená účasť na slávnostnej akcii je záväzná a len veľmi vážne dôvody sú zámienkou na to, aby sme na akciu nedorazili.

Určite to, na čo sa akcia zameriava. Ako prvé sa samozrejme uvádza prečo hosťa pozývame. Názov podujatia, tematické zameranie, jej štýl, skrátka všetko čo dotknutému pomôže vytvoriť si predstavu o celkovej atmosfére i štýle akcie. Predídete tým nejasnostiam, kedy hosť nevie, čo ho presne čaká a ako sa vhodne k danej príležitosti obliecť. Bude vedieť, že pozvanie na banket či raut nie je vhodné absolvovať po večeri o troch chodoch. Zároveň mu bude jasné, že od pozvania na koktail nemôže očakávať pohostenie, pod ktorým sa prehýbajú stoly, ale väčšinou len drobné chuťovky do ruky, sekt, víno a nealkoholické nápoje. V tomto prípade mu ľahké občerstvenie pred samotnou akciou rozhodne neuškodí. Po druhé sa zameriame na informácie o hostiteľovi.
Každý hosť očakáva, že bude vedieť, kto ho na akciu pozýva. Preto tieto informácie patria medzi prvé, ktoré si každý na pozvánke prečíta. Určite nezabudnite na dátum, miesto konania a čas. Bez uvedenia týchto troch faktických informácií, by vám asi nikto na akciu neprišiel. Preto ich uvádzame viac menej pre úplnosť, pretože každý vie, že na pozvánke majú svoje výsadné miesto.

A teraz je čas informovať hostí o tom, ako sa vhodne na akciu obliecť. Na oslavu na detskú párty si oblečieme predsa len trošku odolnejšie oblečenie ako na čaj o piatej. A tak ak chceme, aby hostia boli vhodne oblečení alebo usporadúvame akciu tématicky zameranú a vyžadujeme účasť hostí v kostýmoch alebo v určitej farebnosti oblekov alebo aj iné špecifiká, môžeme hosťom oblečenie odporučiť. Výstrelky však budú patriť skôr medzi neformálne akcie. Pre tie oficiálne a formálne platí pravidlo obliecť si slávnostné a formálne oblečenie. Môžeme sa držať aj zásady čím neskôr sa akcia koná, tým sa od nás očakáva slávnostnejšie oblečenie. Pre pánov môžeme inštrukcie nájsť napr. takto: black tie – smoking, formal dress – tmavý oblek.

Ak ho dostaneme väčšinou to znamená, že je pozvánka na oslavu neprenosná a určená priamo pre Vašu osobu. Ak chce hostiteľ, aby ste prišili so svojím partnerom, je na pozvánke napísané niečo v tom duchu, ako “pán Ján Novák s manželkou” alebo sa oznámenie obmedzí na formuláciu” pozvánka platí pre dve osoby”. Ak organizujeme akcie a dôsledne trváme na tom, aby na akciu prišli iba tí hostia, ktorým sme pozvánku doručili a nie ich rodinní príslušníci alebo iný záskok – napíšeme “pozvánka je neprenosná”. Potom by sa nemalo stať, že sa na akcii objavia nespôsobilí alebo nevhodní hostia. Spravidla však platí, že pozvánka na meno je určená pre samotného hosťa a neočakáva sa, že by pozvánka bola putovná. Ak sa záležitosť týka obchodných kontaktov záleží aj na dohode s hostiteľom, keď na akciu pošle svojho povereného zástupcu.

Na záver len treba dodať, že dnes je veľa spôsobov ako na oslavu pozvať. Môžeme sa riadiť tou najformálnejšou etiketou, no nezabudnite, že detská oslava má byť hlavne pre zábavu, oslava okrúhlych narodenín je váš deň a máte si ho užiť a akcie, ktoré sú hlavne formálne skúste v zdraví prežiť. Prajeme vám príjemnú zábavu.